Der Fiskalspeicher kommt!

Der Gesetzgeber macht ernst: Die Übergangsfrist für den Protokollspeicher endet zum 31.12.2016. Aber das ist erst der Anfang, Anfang 2020 kommt der Zertifikatsspeicher.

FAKTURA-X erfüllt natürlich die Anforderungen an elektronische Kassensysteme, die ab 2017 verpflichtend sind. Weitergreifende Anforderungen an Kassensysteme, die im nächsten Schritt ab 2020 vorgeschrieben sind, erfüllt FAKTURA-X durch die im Wartungsvertrag eingeschlossenen kostenlosen Programm-Updates.

Prüfen Sie jetzt, ob Ihr elektronisches Kassensystem bereits die Anforderungen erfüllt. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder auch uns nach den Vorgaben, ein veraltetes System aufzurüsten oder auszutauschen. Wir prüfen gern mit Ihnen eine mögliche Anpassung und den Einsatz von FAKTURA-X!

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Die 5 häufigsten Fragen rund um den Fiskalspeicher:

  1. Wer ist von der gesetzlichen Regelung betroffen? Woher weiß ich, ob mein elektronisches Kassensystem die Anforderungen erfüllt?

Einzelhändler, die eine elektronische Registrierkasse (ECR) verwenden, müssen zum 1. Januar 2017 mit einem „Fiskalspeicher“ für Prüfungen ein elektronisches Protokoll über alle Kassiervorgänge bereithalten. Dieses elektronische Journal ist eigentlich schon seit 2011 vorgeschrieben, die mehrfach verlängerte Übergangsphase läuft am 31. Dezember 2016 endgültig aus. Nutzer von Registrierkassen müssen dafür teilweise teure Zusatzmodule kaufen, die an bestehende Registrierkassen angeschlossen werden. PC Kassensysteme sind günstiger in der Aufrüstung, da dort nur die Software angepasst werden muss. Der Hersteller UES liefert seine FAKTURA-X Kassen seit 2011 mit einem Fiskalspeicher aus. Der Umstieg von Kunden mit Wartungsvertrag war war für alle Kunden seit 2001 kostenfrei.

Wenn Sie bereits das Kassensystem FAKTURA-X von UES im Einsatz haben, sind Sie auf der sicheren Seite, da wir frühzeitig den Fiskalspeicher integriert und unseren Kunden bereitgestellt haben. Wenn Sie noch nicht Kunde bei UES und unsicher sind, welchem Stand Ihr Kassensystem entspricht und ob Handlungsbedarf zur Anpassung Ihrer E-Kasse besteht, wenden Sie sich am besten an Ihren Steuerberater oder – an uns!

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  1. Welche steuerlichen Anforderungen an elektronische Registrierkassen sind seit 1. Januar 2017 festgesetzt und welche Anforderungen kommen 2020 hinzu?

Seit dem 1. Januar 2017 schreibt die Finanzverwaltung für elektronische Kassen­systeme vor, dass Umsätze zehn Jahre lang unverändert gespeichert werden. Wer ein elektronisches Kassensystem in seinem Betrieb im Einsatz hat und dieses auch 2017 nutzen möchte, muss jetzt dafür sorgen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen des Protokollspeicher erfüllt werden. Er muss entweder seine alten Kassen aufrüsten oder neue anschaffen. Insgesamt sind folgende Anforderungen zu erfüllen:
Prüfen Sie, ob Ihre elektronische Kasse (ECR = electronic cash register, Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) bzw. alle Unterlagen, die mit diesem Datenverarbeitungssystem erstellt werden, folgende fünf Anforderungen erfüllt:

  • Alle Einnahmen und Ausgaben sind einzeln aufzuzeichnen
  • Alle Einzeldaten müssen für die Dauer von 8 Jahren aufbewahrt werden und samt Strukturinformationen in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein und es ist nachzuweisen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
  • Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind zeitlich sortiert vorzuhalten
  • Eine ausschließliche Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist ebenso wie das ausschließliche Vorhalten der Daten in gedruckter Form („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“) unzulässig

Alle FAKTURA-X Kassen erfüllen die ab 2017 vorgeschriebenen Anforderungen durch den integrierten Protokollspeicher.

Wir beraten Sie gern!

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Voraussichtlich ab 2020 muss eine elektronische Registrierkasse manipulationssicher und zertifiziert sein. Was macht eine zertifizierte Kasse aus? Eine solche Lösung enthält drei wichtige Bestandteile – ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle. Durch das Sicherheitsmodul wird jeder Kassenvorgang lückenlos protokolliert und vor Manipulationen geschützt, das Speichermedium gewährt die Aufbewahrung der Prokolle gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und die Schnittstelle sichert die Übermittlung der Daten an das Finanzamt o. a. Steuerlich ist vorgegeben, dass die Aufzeichnungen der Kasse künftig einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und gesichert werden. FAKTURA-X bietet Ihnen schon jetzt ein Kassensystem, das diesen Anforderungen rechtzeitig nachkommt.

Dem Beschluss vom Juli 2016 liegt folgender Entwurf zugrunde:
„Der Steuervollzug in Deutschland ist funktional und bislang effektiv und effizient. Jedoch stellen die heute bestehenden technischen Möglichkeiten zur Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, ein ernstzunehmendes Problem für den gleichmäßigen Steuervollzug dar. Auf Grund der fortschreitenden Technisierung ist es heutzutage möglich, dass digitale Grundaufzeichnungen, z. B. in elektronischen Registrierkassen, unerkannt gelöscht oder geändert werden können. Die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der digitalen Grundaufzeichnungen erfordert die Einführung gesetzlicher Regelungen sowie technischer Maßnahmen. Das nunmehr als Regierungsentwurf vorliegende Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen dient der Sicherung der Gleichmäßigkeit der Besteuerung und der rechtsstaatlichen Erfordernisse des Steuervollzugs. Es berücksichtigt die Interessen aller Beteiligten angemessen, da kein bestimmtes Verfahren zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vorgeschrieben wird, sondern ein technologieoffenes technisches Verfahren.

Es sind im Einzelnen folgende Maßnahmen vorgesehen:

  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in einem elektronischen Aufzeichnungssystem
    Elektronische Aufzeichnungssysteme sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Die digitalen Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht) und müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden.
  • Einführung einer Kassen-Nachschau
    Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle soll als neues Instrument eine Kassen-Nachschau eingeführt werden. Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne des § 193 der Abgabenordnung (AO), sondern ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.
  • Sanktionierung von Verstößen
    Zur Sanktionierung von Verstößen wird der Steuergefährdungstatbestand des § 379 Absatz 1 AO ergänzt. Dies ist notwendig, um den neuen gesetzlichen Verpflichtungen des § 146a AO Rechnung zu tragen. Darüber hinaus können die Ordnungswidrigkeiten des § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 bis 6 AO mit einer Geldbuße bis zu 25 000 Euro geahndet werden.

Eine verpflichtende Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. Registrierkassenpflicht) ist nicht vorgesehen.“

Entscheiden Sie sich schon jetzt für FAKTURA-X Kassen, mit denen wir bereits heute die Anforderungen ab 2017 und 2020 gewährleisten.

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  1. Was passiert, wenn ich meine elektronische Kasse ohne Protokollspeicher weiter nutze?

In dem Falle drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder oder aber der Prüfer legt eine Schätzung fest, was den Getränkehändler mit erheblichen Steuernach­zahlungen trifft. Das Bundesfinanzministerium gibt auf seiner Homepage Auskunft über die Sanktionierung von Verstößen:

„Sanktionierung von Verstößen

Zur Sanktionierung von Verstößen wird der Steuergefährdungstatbestand des § 379 Absatz 1 AO ergänzt. Dies ist notwendig, um den neuen gesetzlichen Verpflichtungen des § 146a AO Rechnung zu tragen. Darüber hinaus können die Ordnungswidrigkeiten des § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 bis 6 AO mit einer Geldbuße bis zu 25 000 Euro geahndet werden.“

[Stellungnahme des Bundesfinanzministeriums: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetzentwuerfe_Arbeitsfassungen/2016-07-13-KassenG-und-technische-VO-Kassen.html]

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